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湖南医药学院会计档案管理办法(试行)
文字来源:本站原创  发布时间: 2019-10-29 16:39:51

湖南医药学院会计档案管理办法(试行)


第一章总 则

第一条 为了加强会计档案管理,规范会计档案管理行为,根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》和《高等学校档案管理办法》等有关法律法规,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 学校应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。学校会计档案归口管理部门为计划财务处。

第二章 归档范围

第四条下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第六条同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第三章 归档要求

第七条 归档的会计档案必须反映学校财务管理、会计活动的全过程,并保证完整、准确、系统。

第八条 会计档案的立卷方法:

(一)会计凭证。会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后,应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。装订前应剔除金属物。会计凭证应按照规定的内容填制齐全,审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章;记帐凭证附件,做到整齐、结实、美观。应填写好凭证封面和脊背(注明单位名称、年度、月份和起止日期,凭证种类、起止号码),并在封面与脊背的接封处,加盖财务专用章和装订人的印章。

(二)会计帐簿。会计帐簿按年度立卷。在会计年度终了,进行整理立卷。帐簿一般都有固定格式和明确分类,立卷时应按帐簿的种类进行,一本帐簿为一卷。会计电算化处理自动生成的账簿,应按月打印出纸质会计档案,并载明账簿名称、所属会计年度,并加盖财务专用章、财务负责人(或会计主管人员)的签章。

(三)会计报表。会计报表按年度立卷。立卷时,应区分不同的保管期限,年度报表应与季度、月份报表分别组卷保存,并应加盖财务专用章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。每卷均需编有页号和加装封面。

第九条 会计档案整理和装订的具体要求:

(一)按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

(二)各种记账凭证应按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每件厚度以4cm为宜。

(三)案卷内文件有字的均应编页号,页号位置在非装订线一侧的右上角。

(四)卷内材料要去掉金属物。装订线外有字迹的材料应贴边处理,损坏的材料要修复,字迹模糊的材料应复制并与原件一并立卷。

(五)案卷采用三孔一线粗线装订成册。卷内材料左边、上边整齐,在左侧装订。若材料装订线处有重要批注,须对其进行贴边处理。

(六)案卷封面应逐项填写清楚。用于长期或永久保管的案卷,案卷封面按照格式用黑色字迹笔填写清楚;会计凭证连续编号中出现的凭证空号,在卷内凭证销号单中也应详细填列。

第十条 对已归档的会计档案,在整理立卷的基础上,要分类编造清册。清册中要写明档案类别、卷次、起止时间、卷内张数、全年共计册数及保存年限等内容,装盒上架,摆放整齐。档案要妥善保管,严防损坏或丢失,做好防火、防盗、防潮、防霉、防鼠等各项工作,确保档案的安全完整。

第四章档案借阅

第十一条严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时必须履行审批和登记手续,严禁篡改和损坏。

(一)财务人员借阅当年会计档案,由计划综合科科长审批,借阅往年会计档案,须经计划财务处处长审批。

(二)本单位人员查阅会计档案时,须经计划财务处处长审批,并填写《湖南医药学院档案借查阅登记表》。

(三)外单位人员来校查阅会计档案时,必须持单位正式介绍信,讲明查阅目的,经总会计师和计划财务处处长批准后,方可办理查阅手续。查阅人要认真填写《湖南医药学院档案查阅登记表》,注明查阅日期、查阅人姓名、工作单位、查阅案卷名称、查阅理由等。

(四)会计档案不得借出复印,必须由财务人员一并前往复印地点复印,并及时收回会计档案。

(五)查档人员不得擅自进入档案库房,只能由档案管理人员取存;只能在指定的阅档室查阅会计档案,不得随意翻阅与其无关的档案内容,更不准向涉及经济往来中有关人员泄露档案内容,若因此给国家和学校造成经济损失的,要按照《档案法》、《会计法》的有关规定处理。

第十二条 会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,经总会计师和计划财务处处长批准后,方可办理借出手续。

(一)借阅会计档案人员必须爱护档案,不得在案卷中标划、批注,不得涂改,污损档案,更不得拆散原卷册和撕毁,抽换会计档案材料。

(二)档案管理人员要认真仔细检查案卷的完整情况,应及时催还,归还时要认真核对,不得疏漏。如果有档案遗失或毁损,将依法追究当事人的责任。

第五章 保管期限

第十三条 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,可分为永久和定期会计档案两类,具体保管年限详见会计档案保管期限表。

会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证类

 

 

1

各种会计凭证

30年

包括:原始凭证、记账凭证

会计账簿类


 

2

日记账

30年

 

3

总账

30年

 

4

明细分类、分户账或登记簿

30年

 

5

固定资产明细账


固定资产报废清理后保管5年

财务报告类


 

6

单位决算

永久

年度财务报表、财务报告

7

会计月、季度报表

10年

所属单位报送的保管2年

其他类


 

8

银行存款余额调节表

10年

 

9

银行对账单

10年

 

10

会计档案移交清册

30年

 

11

会计档案保管清册

永久

 

12

会计档案销毁清册

永久

 

13

会计档案鉴定意见书

永久

 

第十四条 单位决算、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等会计档案应永久保存,在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。

第六章 档案销毁

第十五条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(一)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(一)档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

(一)电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十六条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十七条 项目正在建设期间的,其保管期满的会计档案不得销毁。

第七章 档案移交

第十八条 单位之间或财会人员之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

(一)移交会计档案时应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

(一)交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

(一)电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受部门应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全

第十九条 预算、计划、总结、报告及制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第八章 附则

第二十条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十一条 本办法由计划财务处负责解释。

第二十二条 本办法自2016年7月7日起施行。