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湖南医药学院会计电算化管理办法(试行)
文字来源:本站原创  发布时间: 2019-10-29 16:49:57

湖南医药学院会计电算化管理办法

(试行)


第一条为了提高学校会计核算和财务管理水平,规范会计岗位职责,保障会计电算化工作顺利开展,确保电算化条件下会计数据真实、准确、安全,根据《中华人民共和国会计法》《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条学校会计电算化工作由计划财务处负责统一组织实施和管理。

第三条定期组织本单位会计人员进行会计电算化知识培训,掌握会计软件的基本操作技能,能够负责会计软件的维护,掌握会计电算化系统分析工作。

第四条会计电算化工作岗位可分为:电算化主管、系统管理员、操作员、审核员﹑会计档案管理员、审查员、数据分析员。在不违背内部牵制原则下,会计电算化岗位可按一人一岗、一人多岗或一岗多人的方式安排,但出纳人员不得兼任系统管理﹑审核岗位和会计档案管理工作。

1.电算化主管:负责组织﹑协调计算机及会计软件系统的运行工作,协调各岗位的工作关系,负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限,落实岗位责任制。

2.系统管理员:负责电算系统硬、软件的正常安全运行、日常维护以及计算机内会计数据的安全、完整,建立计算机病毒防护措施;及时消除系统运行故障;负责机房内的电源及防火安全设施。负责计算机数据的日常备份。根据电算化主管安排实施工作方案,控制、分配操作人员工作权限。

3.操作员:按照系统操作规程录入原始凭证等会计数据,制作记账凭证,做到正确使用会计科目,金额准确、摘要简洁明了。在录制记账凭证时,应核查预算执行情况对超预算支出有权予以拒绝。操作人员无权修改原始凭证上的数据,发现原始凭证有误的有权予以拒绝,对已录制好的会计凭证差错,按照会计制度和会计工作规范要求予以更正。同时检查所附单据是否规范,手续是否完备。

4.审核员:负责对已录入计算机的会计数据进行审核(记账凭证和原始凭证的证证核对),对不符合财务会计制度和有关规定的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证,要求操作人员查明原因并进行修改。对输出的凭证、账表进行核查并签章确认。

5.会计档案管理员:负责管理存档的会计数据(U盘,硬盘,光盘)、程序光盘(软盘)、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。

6.审查员:负责监督检查电算化安全运行和会计数据的合法性、真实性、准确性的检查监督,防止利用计算机作弊。具体包括:定期审查机内数据与书面资料(凭证、账簿、报表)的一致性;监督历史数据调整等功能的使用,确保修改结果在当期书面资料中反映出来;监督历史数据保存方式的安全性、合法性,防止对已存档数据的非法修改;防止其他影响会计数据真实性的问题发生。此岗位由会计机构负责人担任。

7.数据分析员:负责对计算机内的会计数据进行分析。

第五条会计电算化操作管理

1.根据电算化主管授权,系统管理员具体设定操作人员的财务软件操作内容和功能权限;对各操作人员的操作密码严格管理,严禁未经授权者操作财务软件。

2.电算化操作人员按照规定的工作权限和各自的操作密码,依照财务软件操作规程,进入使用和退出系统,严禁在使用过程中强行中断,以免破坏会计数据。不得将各自密码告知他人。

3.各电算化操作人员应对各自使用的计算机安全负责,应懂得简单的维护工作。对无法解决的软、硬件故障,及时告知系统管理人员,予以排除。

4.在财务软件系统运行过程中,操作人员如果离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防止其他人员越权操作。

5.操作人员的口令除自己和电算化主管以外不得告知其他人,进入新的会计年度,全部操作人员的口令要更换。

6.会计电算化设备只能用于与会计核算有关的工作,任何人不得将其用于游戏和对外服务;非财务部门人员不得操作、动用电脑设备。

第六条会计电算化系统软件管理

1.必须妥善保管好财务软件的全套文档资料和财务软件程序,在软件修改、升级和维护中,要保证会计数据的连续和安全。不得进行违反软件规定的操作,以免破坏财务软件。

2.财务软件严格密码管理,明确各操作员使用会计软件权限。

3.使用财务软件的计算机上,需装入防病毒软件并及时定期升级,对病毒进行实时监控、清除,以确保财务软件运行环境的安全。

4.不得随意修改、删除计算机硬盘中的系统软件文件。

第七条会计电算化系统硬件管理

1.在使用外来的工作光盘﹑软盘﹑可移动磁盘前,必须进行病毒检查,严禁使用来路不明外来盘,防止计算机感染病毒。

2.系统管理员定期对计算机及网络设备进行检查和保养,确保设备安全和计算机正常运行,防止意外事故发生。

3.系统操作过程中如发生故障,应立即报告系统管理员,并进行故障登记,详细记录故障发生的情况,重大故障应向财务负责人汇报。排除操作故障,系统管理员必须到场,组织实施。

4.对硬件设备升级、更换,同时必须保证会计数据的连续和安全,并由有关人员监督。

5.必须保持办公室整洁,注意防火、防潮、防磁、防盗,下班时关闭所有设备和电源,保护好设备,防止设备遭到人为破坏。

第八条会计电算化档案管理

1.严格按照《会计档案管理办法》管理会计电算化资料。妥善保管好存储在计算机硬盘中的会计数据、以及其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。

2.系统管理员负责电算化会计档案的备份工作,对存储在计算机硬盘内的财务软件的全套文档资料、财务软件程序、会计凭证、账册和报表等数据必须进行备份,存储会计资料的磁盘、软盘或光盘等要进行编号登记,标明备份数据的内容、期间﹑备份日期、次数及备份人姓名。

3.电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,保证会计档案资料的安全。采用磁性介质或光盘保存的会计档案,应定期检查和复制,防止由于损坏而使会计档案丢失。账务处理﹑收费等重要的会计档案应备份双份,放在两个不同的地方。

4.会计电算化档案原则上不得外借。如因特殊情况须经计财处长批准,办理借阅手续。操作人员不得对会计电算化档案内容进行非法删除和修改,归还时应认真检查病毒,防止病毒感染。

5.电算化会计档案由系统管理员和档案管理员共同负责。

第九条系统管理员在变动前必须办理手续交接,接替人员应认真接管移交工作。具体要求如下:

1.由电算化主管负责监督交接;交接完毕以前的系统管理维护工作由现任系统管理人员负责;交接完成后由监交人员及交接的双方签字,并作为会计档案存档;移交清单包括的内容:网络服务器口令、数据库口令、财务管理信息系统管理员口令、本年的所有的数据备份、每年的历史数据备份、系统维护记录本、所有版本的财务管理信息系统软件、所有版本的数据库管理系统软件及版本授权证书和序列号、全部系统管理名单、其他应交接的内容。
  2.对交接内容应进行上机测试,确保交接质量。一旦交接完毕,接替人员应当立即更换所有口令,并开始承担自己接替的所有工作。

第十条本办法由计划财务处负责解释。

第十一条本办法自2016年12月15日起施行。